VII.1Studio siêu nhỏ: ít dịch vụ mà làm thật giỏi

Học xong bài này bạn sẽ

• Chọn được 3–5 dịch vụ chủ lực từ danh sách việc 12 tháng qua, dựa trên doanh thu mỗi giờ làm.
• Lập được bảng chi phí cố định hằng tháng và tính được điểm hòa vốn theo tháng.
• Tính được trần năng lực của studio, và có sẵn một tin nhắn từ chối việc ngoài danh mục.

Tình huống mở đầu

(Nhân vật và số liệu giả lập.)

Quý vừa rồi Linh làm 9 việc thuộc 7 loại: một căn hộ, một quán cà phê, hai lần dựng phối cảnh thuê, một mặt tiền nhà phố, hai lần tư vấn chọn đồ, một lần giám sát thi công, một bản vẽ biển hiệu. Tổng thu 78 triệu. Tổng giờ làm 610 giờ, hơn 200 giờ mỗi tháng. Hai việc trễ hẹn. Riêng quán cà phê sửa ba vòng, vì Linh chưa làm quán bao giờ.

Anh Tuấn, bạn học cũ đang có công ty 12 người, khuyên: "Em thuê cái văn phòng, tuyển một họa viên đi. Làm một mình ai dám giao việc lớn." Linh nhẩm: văn phòng 25 m² cộng một họa viên toàn thời gian là khoảng 23 triệu mỗi tháng, tháng không có việc vẫn trả đủ.

Tối đó Linh lấy 78 triệu chia cho 610 giờ. Ra khoảng 128 nghìn một giờ, thấp hơn mức giờ công 160 nghìn Linh vẫn dùng để tính giá. Linh không thiếu người. Linh đang làm bảy nghề cùng lúc.

Nguyên lý

Mỗi loại việc mới là một lần học lại. Căn hộ thứ mười bạn làm nhanh gấp đôi căn đầu, vì đã có mẫu khảo sát, thư viện chi tiết, danh sách lỗi hay gặp. Quán cà phê đầu tiên thì không có gì trong tay. Nhận bảy loại việc nghĩa là loại nào bạn cũng đang ở lần đầu.

Chi phí cố định quyết định bạn có được từ chối hay không. Tháng nào cũng phải có 23 triệu thì việc gì tới cũng nhận, giá nào cũng gật. Cố định thấp thì bạn chịu được một tháng vắng, nên dám nói không với việc sai loại và việc bị ép giá.

Khách không cần studio lớn. Khách cần người đã làm đúng loại việc của họ nhiều lần. Câu "em chuyên căn hộ 60–90 m², mỗi quý làm hai căn" dễ tin hơn câu "bên em nhận mọi loại công trình".

Nhỏ thì có trần. Một người làm 22 ngày, mỗi ngày 8 giờ là 176 giờ. Trừ gặp khách, báo giá, sổ sách, học thêm, số giờ bán được chỉ khoảng 60%, tức khoảng 105 giờ mỗi tháng (ước lượng, mỗi người một khác).

Cái giá phải trả: thu nhập có trần, ốm là dừng, và bạn phải từ chối việc cả lúc đang cần tiền.

Làm từng bước

Bước 1. Kê việc 12 tháng, tính doanh thu mỗi giờ

Mỗi việc một dòng: loại việc, tiền thu, số giờ thật (ước lượng cũng được). Lấy tiền chia giờ. Rồi chọn tối đa 3 loại nếu làm một mình, 4–5 loại nếu có 2–3 người, theo bốn câu hỏi:

1. Doanh thu mỗi giờ có vượt giờ công của bạn không?
2. Việc này có lặp lại được bằng mẫu không?
3. Khách loại này có tự tìm tới hoặc giới thiệu nhau không?
4. Bạn có giỏi và muốn làm nó thêm năm năm không?

Bước 2. Đóng mỗi dịch vụ thành một trang

Mỗi dịch vụ viết đúng năm dòng: dành cho ai, gồm gì, không gồm gì, làm trong bao lâu, khách nhận được gì. Dòng "không gồm gì" là dòng giữ cho bạn khỏi làm thêm không công. (Cách định giá từng gói xem bài III.1 và III.2.)

Bước 3. Cắt chi phí cố định

Liệt kê mọi khoản tháng nào cũng trả dù không có hợp đồng. Với từng khoản hỏi: thứ này mình dùng mấy ngày một tháng? Dùng dưới 8 ngày thì thuê theo lần. Phòng họp thuê theo buổi ở coworking (chỗ làm việc chung). Gặp khách ngay tại căn của khách, vừa gặp vừa đo.

Đừng cắt ba thứ: phần mềm có bản quyền, dịch vụ kế toán thuế, và khoản dự phòng.

Bước 4. Làm bộ mẫu dùng lại

Quy tắc: việc gì làm tới lần thứ ba thì dừng lại làm thành mẫu. Bộ tối thiểu gồm phiếu khảo sát, khung bản vẽ và thư viện chi tiết, mẫu báo giá, mẫu biên bản chốt phương án, và các tin nhắn hay gửi.

Bước 5. Thuê ngoài phần không phải thế mạnh

Thuê ngoài việc tốn giờ mà không phải lý do khách chọn bạn: dựng phối cảnh, bóc khối lượng, kế toán, chụp ảnh. Giữ lại ba việc: gặp khách, quyết phương án mặt bằng, kiểm bản vẽ lần cuối. Việc ngoài chuyên môn như kết cấu thì không nhận rồi thuê lại, mà giới thiệu khách sang kỹ sư kết cấu.

Trước khi giao việc thật, cho làm thử một phần nhỏ có trả tiền. Tin nhắn mẫu:

"Chào Đạt, mình cần dựng 4 góc phối cảnh cho căn 70 m², mình gửi đủ mặt bằng, mặt đứng và bảng vật liệu. Hạn 5 ngày, gồm 1 vòng sửa. Đạt làm thử trước 1 góc, mình trả đủ tiền góc đó dù có làm tiếp hay không. Đạt báo giá và ngày bắt đầu giúp mình."

Bước 6. Tính hòa vốn, tính trần, viết sẵn câu từ chối

Số hợp đồng hòa vốn mỗi tháng = Chi phí cố định tháng ÷ Lãi gộp bình quân một hợp đồng

Lãi gộp ở đây đã trừ giờ công của chính bạn. Vậy hòa vốn nghĩa là: bạn được trả đủ cho số giờ đã bán, và studio không lỗ.

Trần hợp đồng mỗi tháng = Số giờ bán được ÷ Số giờ của một hợp đồng

Điểm hòa vốn phải nằm thấp hơn trần một khoảng rộng. Nếu hai số sát nhau, chỉ cần một tháng vắng là thiếu tiền.

Tin nhắn từ chối việc ngoài danh mục:

"Em cảm ơn chị Phượng đã tin em. Quán cà phê không phải mảng em làm tốt nhất, nhận thì chị thiệt. Em gửi chị hai bạn chuyên thiết kế quán, chị xem thử. Khi nào chị làm căn hộ hay phòng cho thuê thì nhắn em nhé."

Tin nhắn chuyển khách đúng loại sang bước tiếp theo:

"Căn 70 m² của anh Lực đúng loại em làm nhiều nhất. Em có hai cách làm, em gửi anh mỗi cách một trang. Quý này em còn nhận được 1 căn thiết kế đầy đủ. Anh muốn em giữ chỗ trong 7 ngày để anh chị bàn không?"

Chỉ nói "còn 1 căn" khi đúng là còn 1 căn theo phép tính trần ở trên.

Lịch thực hiện:

Ví dụ: KTS tự do Linh (giả lập)

Toàn bộ tên và số liệu dưới đây là giả lập. Phí thiết kế đầy đủ 450.000 đ/m², gói mặt bằng bố trí 150.000 đ/m², giờ công 160.000 đ/giờ, lãi gộp mảng thiết kế khoảng 40%, căn bình quân 70 m².

Quý trước, nhận đủ thứ:

Linh giữ ba dịch vụ: thiết kế đầy đủ căn hộ, gói mặt bằng bố trí, và phòng cho thuê theo phòng mẫu. Tư vấn chọn đồ có số mỗi giờ khá, nhưng mỗi lần chỉ thu chưa tới 3 triệu, nên Linh gộp nó vào gói mặt bằng.

Chi phí cố định mỗi tháng, hai phương án:

Một hợp đồng thiết kế đầy đủ sau khi có mẫu và thuê dựng hình:

Gói mặt bằng thu 10,5 triệu, tốn 36 giờ, lãi gộp 4,2 triệu. Phòng cho thuê mẫu 28 m² thu 12,6 triệu, tốn 38 giờ, lãi gộp 5,04 triệu.

Quý đầu sau khi thu hẹp:

Lãi gộp bình quân một hợp đồng là 42,84 ÷ 6 = 7,14 triệu. Hòa vốn khi ở nhà: 6,0 ÷ 7,14 ≈ 0,84, tức khoảng 1 hợp đồng mỗi tháng. Trần của Linh là khoảng 2 hợp đồng mỗi tháng. Nếu theo phương án văn phòng: 23,0 ÷ 7,14 ≈ 3,2 hợp đồng mỗi tháng chỉ để hòa vốn, cao hơn số Linh từng bán được trong bất kỳ tháng nào.

Một quý chưa đủ để kết luận. Thu mỗi giờ tăng một phần vì Linh bỏ các việc trả thấp, một phần vì giờ làm căn hộ giảm từ 150 xuống 85 nhờ mẫu và thuê ngoài. Số hợp đồng quý sau có thể khác.

Những điều không như ý:

• Tháng đầu Linh từ chối quán cà phê 15 triệu của chị Phượng và một lần dựng hình thuê. Cả tháng chỉ có 1 gói mặt bằng. Lãi gộp 4,2 triệu không đủ 6,0 triệu cố định. Tính cả giờ công 5,76 triệu, tháng đó Linh chỉ còn 5,76 + 4,2 − 6,0 = 3,96 triệu. Bài học: có quỹ đủ ba tháng chi tiêu rồi hãy thu hẹp, hoặc bỏ dần từng loại việc.
• Bạn dựng hình đầu tiên giao trễ 4 ngày, màu gỗ sai. Từ đó Linh có hai người dựng hình, và luôn cho làm thử một góc.
• Việc dồn hết vào hai tháng sau: mỗi tháng Linh bán 140 giờ trong khi trần là 105 (36 + 140 + 140 = 316). Hai căn đầy đủ gối nhau, căn sau trễ 6 ngày. Cả quý vừa trần, nhưng từng tháng thì không.

Sai lầm hay gặp

• Nhận đủ thứ việc vì sợ đói → loại nào cũng ở lần đầu, giờ làm nhiều mà thu mỗi giờ thấp → kê việc, tính thu mỗi giờ, giữ 3–5 loại, viết sẵn câu từ chối.
• Thuê văn phòng, tuyển người "cho ra dáng công ty" → điểm hòa vốn vượt trần bán hàng, phải nhận việc giá thấp để nuôi chi phí → chỉ thêm chi phí cố định khi đã kín trần ba tháng liền.
• Ôm quá năng lực một người → trễ hẹn, mất khách giới thiệu → tính trần theo giờ, kín thì hẹn lịch quý sau.
• Thuê ngoài rồi buông → sản phẩm lệch, khách trách bạn → brief một trang, làm thử có trả tiền, tự kiểm lần cuối.

Bài tập thực hành

Thời gian: 30–45 phút. Làm trên chính studio của bạn.

Phần A – Chọn dịch vụ chủ lực (15 phút)

Phần B – Chi phí cố định (10 phút)

Phần C – Hòa vốn và trần (15 phút)

Cuối cùng viết tin nhắn từ chối một việc ngoài danh mục, không quá 60 chữ, có giới thiệu người khác.

Tự kiểm tra

Câu 1. Bạn làm một mình. Năm qua có 6 loại việc, trong đó quán ăn có thu mỗi giờ thấp nhất và lần nào cũng sửa nhiều vòng. Một chủ quán nhắn mời làm đúng lúc tháng đang vắng. Cách hợp lý?
A. Nhận, có việc còn hơn không.
B. Nhận nhưng giảm giá để khách khỏi đòi hỏi.
C. Từ chối, giới thiệu người chuyên làm quán, và dùng thời gian tìm khách đúng loại.
D. Nhận rồi thuê ngoài toàn bộ.

Câu 2. Khoản nào KHÔNG phải chi phí cố định?
A. Tiền phần mềm trả hằng tháng.
B. Tiền thuê dựng phối cảnh cho từng hợp đồng.
C. Phí dịch vụ kế toán thuế.
D. Tiền thuê văn phòng.

Câu 3. Chi phí cố định 8 triệu mỗi tháng. Lãi gộp bình quân một hợp đồng 5 triệu. Cần bao nhiêu hợp đồng mỗi tháng để hòa vốn?
A. 0,6
B. 1,6
C. 2,5
D. 4

Câu 4. Bạn làm 170 giờ mỗi tháng, bán được khoảng 60%. Mỗi hợp đồng tốn 45 giờ. Tháng này nên nhận tối đa mấy hợp đồng?
A. 2
B. 3
C. 4
D. Bao nhiêu cũng nhận, làm thêm buổi tối.

Câu 5. Bạn thuê ngoài phần dựng phối cảnh. Hình giao cho khách sai màu vật liệu. Cách xử lý đúng?
A. Nói với khách là lỗi của bên dựng hình.
B. Nhận trách nhiệm, sửa lại, và từ lần sau tự kiểm trước khi gửi.
C. Bỏ luôn việc thuê ngoài, tự làm hết.
D. Giảm phí cho khách và coi như xong.

Xem đáp án

1. C. Việc sai loại lấy mất giờ của việc đúng loại. Từ chối kèm giới thiệu thì vẫn giữ được quan hệ.
2. B. Khoản này chỉ phát sinh khi có hợp đồng, nên là chi phí trực tiếp.
3. B. 8 ÷ 5 = 1,6.
4. A. 170 × 60% = 102 giờ; 102 ÷ 45 ≈ 2,3. Nhận 2, hợp đồng thứ ba hẹn sang tháng sau.
5. B. Khách ký với bạn. Thuê ngoài là chuyện nội bộ của studio.

Checklist 1 trang

• Đã kê việc 12 tháng và tính doanh thu mỗi giờ cho từng loại.
• Đã chọn 3–5 dịch vụ chủ lực, ghi rõ loại việc sẽ bỏ hoặc gộp.
• Mỗi dịch vụ có một trang: cho ai, gồm gì, không gồm gì, bao lâu, nhận được gì.
• Đã lập bảng chi phí cố định và cắt khoản dùng dưới 8 ngày mỗi tháng.
• Có bộ mẫu tối thiểu: khảo sát, khung bản vẽ, báo giá, biên bản chốt, tin nhắn.
• Có ít nhất 2 người thuê ngoài cho mỗi phần việc, đã làm thử có trả tiền.
• Đã tính số hợp đồng hòa vốn và trần hợp đồng mỗi tháng.
• Có sẵn tin nhắn từ chối kèm danh sách người để giới thiệu.
• Có quỹ đủ ba tháng chi tiêu trước khi bỏ hẳn các việc ngoài danh mục.