VI.2Workshop và ngày hội chủ nhà

Học xong bài này bạn sẽ

• Chọn được một chủ đề workshop mà chủ nhà làm được ngay sau buổi, và dựng được khung 90 phút trong đó phần nói về studio không quá 5 phút.
• Tính được chi phí ròng một buổi và số hợp đồng tối thiểu mỗi quý để chuỗi sự kiện không thành khoản lỗ.
• Viết được tin mời, phiếu cuối buổi 3 ô và lịch nhắc sau sự kiện để mỗi buổi đều có bước tiếp theo.

Tình huống mở đầu

(Nhân vật và số liệu giả lập.)

Tòa chung cư gần văn phòng Studio Mộc Lam sắp bàn giao 300 căn. KTS Hùng thuê một phòng 40 chỗ ở quán cà phê dưới sảnh, đặt tên "Đêm hội chủ nhà", in băng rôn, có bốc thăm phiếu giảm 10% phí thiết kế.

Có 28 người tới. Hùng chiếu 45 phút ảnh công trình đã làm. Tới phút thứ 30 đã có người đứng dậy. Hai đứa nhỏ chạy quanh phòng, ba mẹ các bé về trước khi bốc thăm. Cuối buổi không ai đăng ký khảo sát. Sáng hôm sau, trong nhóm cư dân có người viết: "Tưởng được chỉ cách nhận nhà, hóa ra ngồi nghe quảng cáo."

Buổi đó tốn gần 9 triệu. Điều Hùng tiếc hơn là 28 người ấy đã xếp Mộc Lam vào nhóm "bên đi chào hàng".

Hùng không sai khi gặp chủ nhà trực tiếp. Hùng sai ở chỗ mời người ta tới để nghe về mình, trong khi họ tới vì căn nhà của họ.

Nguyên lý

Chủ nhà sắp làm nhà thiếu một thứ: biết cách tự kiểm tra. Họ cầm bản vẽ không đọc được, cầm ba báo giá không so được. Người dạy họ đọc là người họ tin khi cần thuê. Bạn không phải nói mình giỏi. Bạn giải thích một dòng báo giá cho dễ hiểu, họ tự kết luận.

Ngồi cùng phòng thì khách thử được cách bạn làm việc. Trong 90 phút họ thấy bạn có nghe không, có trả lời thẳng không, có nói "cái này tôi không rành" khi cần không. Đó là những thứ họ sẽ gặp suốt ba tháng thi công.

Nhỏ mà đều thắng to mà một lần. Buổi 12 hộ mỗi tháng tạo ra một lịch hẹn cố định: người chưa sẵn sàng tháng này biết tháng sau còn buổi khác. Buổi 40 người một lần thì hết là hết.

Cả nhà cùng đến thì quyết nhanh hơn. Việc nhà cửa hiếm khi một người quyết. Câu "để anh về bàn với vợ" kéo dài cả tháng. Một góc cho trẻ ngồi vẽ giúp hai vợ chồng cùng dự và cùng nghe một nội dung.

Khác với buổi live ở bài II.3: live tới được nhiều người, ở xa cũng xem được. Workshop tới ít người hơn nhưng đúng khu vực bạn thi công, và họ được tự tay làm. Khác với ngày mở cửa ở bài V.3: ở đó khách xem sản phẩm của bạn, ở đây khách mang việc của họ tới.

Làm từng bước

Bước 1. Chọn chủ đề làm được ngay và một nhóm người cụ thể

Chủ đề tốt là một việc chủ nhà tự làm được vào tối hôm đó. Ba dạng nên luân phiên:

Chọn nhóm người trước khi chọn phòng: một tòa nhà, một khu phố trong bán kính đội bạn thi công được.

Bước 2. Dựng khung 90 phút

Khi khách đưa báo giá của bên khác: chỉ ra dòng nào thiếu đơn vị, thiếu quy cách, không nhận xét về người lập. Câu hỏi ngoài chuyên môn (pháp lý với chủ đầu tư, kết cấu) thì ghi lại và nói rõ: "Việc này cần luật sư hoặc kỹ sư kết cấu trả lời, bên em không kết luận thay."

Bước 3. Thu đăng ký theo số chỗ thật

Số chỗ tính theo phòng và số người đi bàn. Ba người của studio thì kèm được khoảng 12 hộ. Ghi đúng con số đó, không ghi "sắp hết chỗ" khi còn trống.

Form 5 câu: tên và số điện thoại, tòa hoặc khu vực, ngày nhận nhà dự kiến, đi mấy người lớn, có trẻ đi cùng không (mấy bé, mấy tuổi).

Mình khuyên thu một khoản giữ chỗ nhỏ, ước lượng khoảng 100.000 đ mỗi hộ, gồm tài liệu in và nước. Khoản này không để kiếm lời. Nó làm người đăng ký coi trọng lịch hẹn hơn.

Tin mời mẫu gửi trong nhóm cư dân (xin phép quản trị nhóm trước):

"Sáng thứ Bảy 12/12, 9:00–10:30, Studio Mộc Lam mở buổi 'Đọc bản vẽ và báo giá cho chủ nhà' tại phòng sinh hoạt tầng 2. Anh chị mang theo bản vẽ hoặc báo giá đang có, tụi em hướng dẫn cách tự soát. Nhận 12 hộ, giữ chỗ 100.000 đ mỗi hộ gồm tài liệu và nước. Có góc vẽ cho bé từ 4 tuổi. Buổi này không bán hàng; phần giới thiệu studio gói trong 5 phút cuối."

Bước 4. Chuẩn bị góc cho trẻ cho đàng hoàng

Một bàn thấp, giấy màu, vài mô hình nhà bằng bìa, đặt trong tầm mắt ba mẹ. Có một người chỉ làm việc trông trẻ. Giới hạn số bé theo sức người đó. Không đặt góc này gần mẫu đá, kính, dụng cụ. Nói rõ từ lúc đón: ba mẹ vẫn là người chịu trách nhiệm chính.

Bước 5. Phiếu cuối buổi và lịch nhắc

Phiếu có ba ô, khách tự chọn một:

• Hôm nay vậy là đủ, chỉ cần nhận tài liệu.
• Báo cho tôi lịch buổi tháng sau.
• Giữ cho tôi một suất khảo sát 0 đồng (xem bài II.1).

Câu chuyển bước, nói một lần:

"Anh chị nào thấy hôm nay đủ dùng thì cứ đánh ô đầu, em gửi file tài liệu trong 24 giờ. Còn nhà nào sắp nhận nhà và muốn em tới đo, tháng này studio còn 4 suất khảo sát 0 đồng, anh chị đánh ô thứ ba, em gọi hẹn lịch trong 3 ngày."

Lịch thực hiện một buổi (T là ngày tổ chức):

Bước 6. Giữ nhịp giữa hai buổi bằng một thử thách nhỏ

Giữa hai buổi, mở một việc cả nhóm cùng làm, ví dụ "30 ngày gọn nhà": mỗi ngày một việc 10 phút (dọn một ngăn kéo, đo lại một bức tường), ai làm thì đăng ảnh. Studio chỉ ra đề và khen, không chen tin bán hàng. Thử thách giữ cho nhóm còn sống tới buổi sau. Đừng trông vào nó để ra hợp đồng.

Ví dụ: Studio Mộc Lam (giả lập)

Toàn bộ tên và số liệu dưới đây là giả lập. Phí thiết kế 38 triệu cho căn 85 m², lãi gộp mảng thiết kế khoảng 40%, giờ công 160.000 đ/giờ, chi phí một suất khảo sát 1,75 triệu (bài II.1).

Sau "Đêm hội chủ nhà", Hùng đổi sang chuỗi sáng thứ Bảy, mỗi tháng một buổi, 12 hộ.

Tính trước khi chạy:

Lãi gộp một hợp đồng thiết kế: 40% × 38 triệu = 15,2 triệu. Hùng giả định cứ 10 suất khảo sát ký được 4, nên mỗi hợp đồng gánh 1,75 ÷ 0,4 ≈ 4,4 triệu tiền khảo sát, còn 10,8 triệu. Một quý 3 buổi tốn 3 × 3,9 = 11,7 triệu. 11,7 ÷ 10,8 ≈ 1,1, tức mỗi quý phải ký ít nhất 2 hợp đồng từ chuỗi này.

Kết quả quý đầu:

Mẫu chỉ có ba buổi, nên các tỉ lệ này mới là gợi ý, chưa phải quy luật.

Những điều không như ý:

• Buổi 1 có 6 bé tới, trong khi form chỉ ghi 3. Một người trông không xuể, một bé chạy sang khu mẫu vật liệu. Không ai bị sao, nhưng ba mẹ bé bỏ dở phần thực hành. Từ buổi 2, form hỏi số bé và tuổi, nhận tối đa 5 bé từ 4 tuổi.
• Buổi 2, nhân viên showroom chen vào giới thiệu chương trình khuyến mãi gạch giữa phần thực hành. Hai hộ về sớm. Hùng và anh Vĩnh thỏa thuận lại bằng chữ: showroom có 5 phút ở cuối, không phát tờ giá trong buổi.
• Buổi 3, phần hỏi đáp bị kéo sang chuyện tranh chấp với chủ đầu tư gần 25 phút. Hùng không cắt được, phần phiếu cuối buổi làm vội, chỉ 1 hộ giữ suất.
• Thử thách có 41 người vào nhóm, tới ngày 30 còn 9 người đăng ảnh. Không hợp đồng nào tính được là đến từ thử thách.

Sau quý đó Hùng giữ chuỗi, rút thử thách xuống 14 ngày, và thêm một tấm bảng "câu hỏi gửi sau" để dời các chuyện ngoài chủ đề.

Sai lầm hay gặp

• Biến buổi học thành buổi chiếu hồ sơ năng lực → khách về sớm, kể lại trong nhóm cư dân → giới hạn phần nói về studio 5 phút, đặt ở cuối, và báo trước điều đó trong tin mời.
• Không có phiếu cuối buổi → khách khen rồi về, bạn không biết ai cần gì → phát phiếu 3 ô, thu trước khi khách đứng dậy, gọi hẹn trong 3 ngày.
• Làm một buổi thật to rồi nghỉ → tốn tiền, không ai biết khi nào có buổi sau → giữ nhịp cố định mỗi tháng, quy mô vừa sức người đi bàn.
• Ghi "chỉ còn 2 chỗ" khi còn trống nửa phòng, hoặc gọi người quen tới ngồi cho đông → cư dân cùng tòa biết nhau, lộ rất nhanh → ghi số chỗ thật; buổi 5 hộ thì kèm kỹ 5 hộ.
• Để đối tác bổ trợ bán hàng trong buổi → khách coi cả hai bên là một nhóm chào hàng → thỏa thuận bằng chữ trước: ai nói phần nào, mấy phút, được phát gì.

Bài tập thực hành

Thời gian: 30–45 phút. Làm trên chính studio của bạn.

Phần A – Chủ đề và nhóm người (10 phút)

Phần B – Tiền (15 phút)

Phần C – Chữ (15 phút)

Viết tin mời không quá 80 chữ, có đủ: ngày giờ, khách mang gì theo, số chỗ thật, khoản giữ chỗ, câu báo trước về phần giới thiệu studio. Viết phiếu cuối buổi 3 ô. Rà lại: có câu nào hứa điều bạn chưa chắc làm được không?

Tự kiểm tra

Câu 1. Chủ đề nào hợp nhất cho buổi đầu?
A. "Xu hướng nội thất năm tới."
B. "Giới thiệu các công trình studio đã làm."
C. "Đọc báo giá: 6 dòng dễ phát sinh", khách mang báo giá của mình tới.
D. "Lịch sử các phong cách thiết kế."

Câu 2. Chi phí ròng một buổi 4 triệu, quý làm 3 buổi. Mỗi hợp đồng còn 10 triệu lãi gộp sau khi trừ phần khảo sát. Mỗi quý cần ký tối thiểu mấy hợp đồng từ chuỗi này?
A. 1
B. 2
C. 4
D. 6

Câu 3. Trước buổi 3 ngày mới có 5 hộ đăng ký trên 12 chỗ. Nên làm gì?
A. Đăng "chỉ còn 2 chỗ cuối" để thúc.
B. Nhờ người quen tới ngồi cho đủ phòng.
C. Hủy không báo.
D. Vẫn tổ chức, kèm kỹ 5 hộ, rồi xem lại chủ đề và kênh mời.

Câu 4. Trong phần thực hành, một khách đưa báo giá của xưởng khác và hỏi: "Bên này làm ăn vậy có ẩu không em?" Trả lời nào đúng ranh giới?
A. "Bên đó em biết, hay phát sinh lắm."
B. "Em chỉ nhận xét trên giấy: ba dòng này chưa ghi quy cách và đơn vị, anh chị nên hỏi lại họ cho rõ."
C. "Anh chị chuyển sang bên em, em làm rẻ hơn."
D. Từ chối xem.

Câu 5. Sau 3 buổi: 30 hộ đến, ai cũng khen, không hộ nào giữ suất khảo sát. Việc nên soát đầu tiên?
A. Giảm phí thiết kế.
B. Tăng lên 30 hộ mỗi buổi.
C. Cuối buổi có phiếu 3 ô và câu chuyển bước không, người dự có đúng nhóm sắp làm nhà không.
D. Bỏ phần thực hành, thêm phần giới thiệu studio.

Xem đáp án

1. C. Khách làm được ngay, trên hồ sơ của chính họ. Các lựa chọn còn lại là nghe cho biết.
2. B. 3 × 4 = 12 triệu; 12 ÷ 10 = 1,2, phải làm tròn lên 2.
3. D. Hạn giả và đám đông giả là ranh giới của khóa. Buổi ít người vẫn có giá trị nếu kèm kỹ.
4. B. Nhận xét trên hồ sơ, có căn cứ, không chê người làm.
5. C. Khen mà không đi tiếp thường do thiếu bước tiếp theo hoặc mời sai người. Tìm chỗ hỏng trước khi đụng tới giá.

Checklist 1 trang

• Đã chọn một nhóm người cụ thể trong bán kính thi công được.
• Chủ đề là một việc khách tự làm được ngay sau buổi.
• Khung 90 phút có ít nhất 30 phút thực hành theo bàn.
• Phần giới thiệu studio không quá 5 phút, ở cuối, đã báo trước trong tin mời.
• Số chỗ ghi đúng thật; đã xin phép ban quản lý hoặc quản trị nhóm.
• Form có hỏi số trẻ và tuổi; góc trẻ em có người trông riêng, xa vật liệu.
• Đã thỏa thuận bằng chữ với đối tác bổ trợ: ai nói gì, mấy phút.
• Đã in phiếu cuối buổi 3 ô và thuộc câu chuyển bước.
• Đã tính chi phí ròng một buổi và số hợp đồng tối thiểu mỗi quý.
• Đã đặt lịch T+1, T+7, T+30 và mở sổ đo: hộ đến → khảo sát → ký.