IV.1Gói theo mùa và theo dịp

Học xong bài này bạn sẽ

• Vẽ được lịch nhu cầu 12 tháng của studio mình và chọn ra 3–4 mùa đáng mở gói.
• Tính ngược được hạn chót nhận việc từ ngày khách cần xong, và tính được số suất theo khâu yếu nhất của đội.
• Lập được lịch nội dung 8 tuần cho một gói, có tin nhắn mời và câu trả lời cho khách tới sau hạn.

Tình huống mở đầu

(Nhân vật và số liệu giả lập.)

Tháng Chạp năm ngoái, Studio Mộc Lam của KTS Hùng nhận 8 căn. Không ai chào mời gì nhiều. Khách tự tìm tới, ai cũng nói một câu: "Em làm sao cho chị kịp Tết."

Hùng nhận hết. Kết quả: 3 trong 8 căn bàn giao sau Tết. Nhà chị Diệp đón giao thừa với cái bếp chưa có mặt đá, cả nhà rửa bát trong nhà tắm. Chị không quát. Chị chỉ nhắn: "Chị tin em nên mới không tìm bên khác."

Ra Giêng, điện thoại im. Tháng Hai và tháng Ba cả studio ký được đúng một hợp đồng.

Hùng ngồi xem lại sổ ba năm. Năm nào cũng vậy: dồn vào trước Tết, vắng sau Tết, nhúc nhích trước năm học. Nhu cầu có lịch của nó. Chỉ có studio là không có lịch.

Nguyên lý

Khách làm nhà theo mốc đời sống, không theo lịch của bạn. Tết, năm học mới, đám cưới, ngày nhận nhà, mùa mưa. Trước mỗi mốc, khách đã tự có lý do và tự có hạn. Bạn không phải tạo ra sự gấp, bạn chỉ cần có mặt đúng lúc với đúng món.

Thứ khách mua trong mùa là "kịp ngày". Người muốn xong trước Tết không so từng trăm nghìn. Họ so ai dám ghi ngày bàn giao vào hợp đồng. Vì vậy gói theo mùa không cần giảm giá. Nó cần một lời hứa về thời gian mà bạn giữ được.

Hạn chót thật là hạn tính ra được. "Ưu đãi hết ngày 30" là hạn do người bán đặt, khách biết thừa. "Ký sau ngày 26/11 thì bên em không kịp bàn giao trước Tết, và đây là phép tính" là hạn do công việc đặt. Khách kiểm được nên khách tin.

Mùa cao điểm có trần, mùa thấp điểm có việc. Một quán ăn có thể đổi món theo buổi để bàn ghế không bỏ trống. Studio cũng vậy: cùng một đội, mỗi mùa bán một thứ hợp với lúc đó. Tháng thấp điểm làm thiết kế, tháng cao điểm thi công. Còn số suất cao điểm thì do năng lực quyết định, không do số khách hỏi.

Mùa khác dịp ở chỗ nào? Mùa là cả thị trường cùng cần một lúc (Tết, năm học). Dịp là ngày riêng của từng nhà: cưới, đón em bé, bố mẹ về ở cùng. Mùa thì bạn chủ động lên lịch nội dung. Dịp thì bạn phải hỏi ra, bằng một câu trong buổi gặp đầu: "Nhà mình cần xong trước ngày nào, và vì sao là ngày đó ạ?"

Làm từng bước

Bước 1. Vẽ lịch nhu cầu từ sổ của chính mình

Lấy hợp đồng 2–3 năm gần nhất, ghi hai cột: tháng ký và ngày khách muốn xong. Rồi chồng thêm lịch bên ngoài: đợt bàn giao của các chung cư quanh bạn, ngày tựu trường, Tết, mùa mưa, tháng Bảy âm (nhiều nhà kiêng sửa), mùa cưới.

Lịch 12 tháng của Mộc Lam (giả lập, theo dương lịch; mỗi vùng mỗi khác, bạn phải vẽ lại cho nơi mình làm):

Bước 2. Chọn 3–4 mùa, mỗi mùa một gói hẹp

Đừng chạy cả 12 tháng. Chọn mùa theo ba câu hỏi: khách có hạn thật không, việc đó có đúng nghề mình không, đội có rảnh lúc cần làm không.

Gói mùa phải hẹp hơn dịch vụ thường, vì thời gian bị khóa. Mộc Lam không bán "trọn căn kịp Tết". Họ bán "Khách – bếp kịp Tết": thiết kế và thi công đồ gỗ cho khu khách – bếp khoảng 35 m², ngày bàn giao ghi trong hợp đồng. Phòng ngủ, nếu khách muốn, làm sau Tết.

Mô tả gói cần bốn dòng: gồm gì, không gồm gì, ngày bàn giao, hạn chót ký.

Bước 3. Tính ngược ra hạn chót thật

Hạn chót ký = Ngày khách cần xong − (thiết kế và duyệt + sản xuất + lắp đặt + dự phòng)

Ngày "cần xong" cũng phải đặt sớm hơn dịp. Bàn giao sáng 30 Tết thì khách không còn ngày nào để dọn nhà. Mộc Lam chọn bàn giao chậm nhất 10 ngày trước mùng 1.

Bước 4. Tính số suất theo khâu yếu nhất

Một gói đi qua ba khâu: thiết kế, xưởng, lắp đặt tại nhà. Tính từng khâu nhận được mấy gói trong mùa, sau khi đã trừ việc đã ký. Số suất là con số nhỏ nhất trong ba.

Gọi cho xưởng và đội lắp đặt trước khi công bố. Số suất bạn tự đoán thay họ là số suất giả.

Bước 5. Lên lịch nội dung 8 tuần trước hạn chót

Khách cần thời gian bàn với gia đình. Nói muộn thì chỉ còn người vội, mà người vội là người dễ trễ nhất. Bắt đầu nói từ 8 tuần trước hạn chót; riêng phần chuẩn bị (ảnh, bảng giá, lịch xưởng) phải xong trước đó.

Tin nhắn mẫu ở mốc 6 tuần:

"Chào chị, em Hùng bên Mộc Lam. Hồi tháng 8 chị có nói muốn làm lại khu bếp trước Tết. Năm nay bên em nhận 5 căn cho gói Khách – bếp kịp Tết, hiện còn 3 suất. Để bàn giao trước ngày 27/1 thì hạn ký chậm nhất là 26/11, vì cần 20 ngày thiết kế, 25 ngày sản xuất, 10 ngày lắp và 7 ngày dự phòng. Chị muốn em qua đo lại trong tuần này không ạ?"

Bước 6. Đóng cửa đúng hạn, và mở sẵn một lối khác

Hạn chót chỉ thật khi bạn dám từ chối. Nhưng từ chối không có nghĩa là để khách về tay trắng. Chuẩn bị sẵn hai lối: làm phần nhỏ hơn mà vẫn kịp, hoặc giữ lịch sau dịp.

Câu trả lời cho khách tới sau hạn:

"Em nói thật để anh tính: ký hôm nay thì bên em không kịp bàn giao cả khu khách – bếp trước Tết, em không dám hứa. Có hai cách. Một là mình làm thiết kế ngay bây giờ, em giữ cho anh lượt thi công đầu tiên sau Tết, khởi công ngày 22/2. Hai là nếu anh cần có chỗ tiếp khách dịp Tết, mình chỉ làm kệ tivi và tủ giày trước, phần bếp để sau. Anh nghiêng về cách nào ạ?"

Với dịp riêng (cưới, đón em bé), làm y như vậy nhưng cho từng nhà: hỏi ngày, tính ngược trước mặt khách, và nói thẳng nếu không kịp.

Ví dụ: Studio Mộc Lam (giả lập)

Toàn bộ tên và số liệu dưới đây là giả lập. Phí thiết kế theo quy ước 450.000 đ/m², giờ công 160.000 đ/giờ, lãi gộp thiết kế khoảng 40%, lãi gộp thi công khoảng 25%. Giả sử năm đó mùng 1 Tết rơi vào ngày 6/2.

Gói "Khách – bếp kịp Tết": thiết kế khu khách – bếp 35 m², phí 35 × 450.000 = 15,75 triệu; thi công đồ gỗ bình quân 180 triệu mỗi căn. Không giảm giá. Hợp đồng ghi ngày bàn giao, và nếu chậm do studio thì trừ 0,2% giá trị thi công mỗi ngày (360.000 đ/ngày).

Tính ngược:

Tính số suất:

Kết quả:

Năm trước nhận 8 căn, trễ 3. Năm nay nhận 5, cả 5 nhà đều có bếp trước giao thừa. Tháng Hai năm sau cũng không còn trống: đã có 2 căn chờ khởi công ngày 22/2.

Những điều không như ý:

• Một căn bàn giao ngày 31/1, trễ 4 ngày, vì nhà cung cấp giao mặt đá bếp chậm. Vẫn trước Tết nhờ khoảng đệm 10 ngày. Studio trừ 4 × 360.000 = 1,44 triệu như đã ghi, và Hùng tự gọi báo khách từ ngày biết tin, không đợi khách hỏi.
• Ngày 2/12, anh Bảo là khách cũ gọi nhờ. Hùng nể, nhận suất thứ sáu sau hạn chót. Bộ này chỉ kịp kệ tivi; tủ bếp lắp sau Tết. Anh Bảo không trách, nhưng vợ anh thì có. Bài học của Hùng: lối "làm phần nhỏ trước" phải nói ngay từ cuộc gọi đầu, không phải sau khi đã lỡ hứa.

Sai lầm hay gặp

• Nhận hết khách trước Tết vì tiếc → trễ hẹn đúng dịp khách nhớ lâu nhất, tiếng xấu đi cả năm → tính số suất theo khâu yếu nhất, hết suất thì mời lịch sau Tết.
• Hạn chót là ngày tự nghĩ ra, tới hạn lại gia hạn → năm sau không ai tin hạn của bạn nữa → hạn phải ra từ phép tính ngược, và đóng đúng ngày.
• Tới sát mùa mới bắt đầu nói → chỉ gom được khách vội, phạm vi không kịp chốt kỹ → bắt đầu 8 tuần trước hạn chót, chuẩn bị xong trước đó.
• Gói mùa mà phạm vi rộng như dịch vụ thường → không khâu nào kịp → cắt hẹp: một khu vực, một loại phòng, phần còn lại làm sau dịp.
• Mùa nào cũng mở gói, kể cả việc ngoài nghề → làm kém việc mình không giỏi, ví dụ chống thấm → chỉ chọn 3–4 mùa đúng nghề, mùa còn lại giới thiệu cho đơn vị phù hợp.

Bài tập thực hành

Thời gian: 30–45 phút. Làm trên chính studio của bạn.

Phần A – Lịch nhu cầu (15 phút). Mở sổ hợp đồng 2 năm gần nhất, đếm số hợp đồng ký theo tháng. Khoanh 3 tháng cao nhất và 3 tháng thấp nhất. Bên cạnh mỗi tháng cao, ghi dịp mà khách nhắc tới.

Phần B – Một gói cho mùa gần nhất (20 phút)

Phần C – Hai đoạn chữ (10 phút). Viết tin nhắn mời có phép tính ngược, và câu trả lời cho khách tới sau hạn với hai lối đi.

Tự kiểm tra

Câu 1. Trong mùa cao điểm, lý do chính để khách chọn gói theo mùa là gì?
A. Giá rẻ hơn ngày thường.
B. Có quà tặng kèm.
C. Có ngày bàn giao ghi rõ và giữ được.
D. Studio đăng bài nhiều.

Câu 2. Khách cần phòng con xong ngày 15/8. Thiết kế 12 ngày, sản xuất 18 ngày, lắp 5 ngày, dự phòng 5 ngày. Hạn chót ký là?
A. 6/7
B. 15/7
C. 26/7
D. 1/8

Câu 3. Khâu thiết kế nhận được 7 gói, xưởng báo nhận 4 bộ, giám sát theo được 6 căn. Công bố mấy suất?
A. 7
B. 6
C. Khoảng 5 hoặc 6, lấy trung bình
D. 4

Câu 4. Đã qua hạn chót 5 ngày, một khách quen nhờ làm cho kịp Tết. Cách xử lý hợp lý?
A. Nhận, rồi giục xưởng làm đêm.
B. Nói thật là không kịp cả gói, đưa hai lối: làm phần nhỏ trước, hoặc giữ lượt đầu sau Tết.
C. Nhận và tính thêm 30% phí gấp.
D. Không trả lời.

Câu 5. Chung cư gần studio bàn giao vào tháng 4. Nên bắt đầu nói về gói "Nhận nhà" khi nào?
A. Ngày cư dân nhận chìa khóa.
B. Khi thấy studio khác đăng bài.
C. Sau khi bàn giao 30 ngày.
D. Khoảng 8 tuần trước đợt bàn giao, và chuẩn bị nội dung xong trước đó.

Xem đáp án

1. C. Thứ khách mua trong mùa là "kịp ngày". Giảm giá không thay được lời hứa về thời gian.
2. A. Tổng 40 ngày. Từ 15/8 lùi 15 ngày về 31/7, lùi tiếp 25 ngày là 6/7.
3. D. Số suất bằng khâu yếu nhất. Xưởng chỉ làm được 4 bộ thì gói thứ năm chắc chắn trễ.
4. B. Hạn chót thật là hạn bạn dám giữ, kể cả với khách quen. Hai lối đi giúp khách vẫn có cách giải quyết.
5. D. Khách cần thời gian bàn bạc. Nói sát ngày chỉ gom được người vội.

Checklist 1 trang

• Đã đếm hợp đồng theo tháng của 2–3 năm và vẽ lịch nhu cầu 12 tháng.
• Đã chọn 3–4 mùa đúng nghề, mùa còn lại có nơi để giới thiệu khách.
• Mỗi gói mùa có bốn dòng: gồm gì, không gồm gì, ngày bàn giao, hạn chót ký.
• Ngày bàn giao đặt trước dịp, có khoảng đệm.
• Hạn chót ký ra từ phép tính ngược, có ngày dự phòng.
• Đã hỏi xưởng và đội lắp đặt, số suất lấy theo khâu yếu nhất.
• Lịch nội dung bắt đầu 8 tuần trước hạn chót, có mốc 14 ngày và 7 ngày.
• Tin nhắn mời có phép tính và số suất còn lại đúng với sổ.
• Đã có câu trả lời và hai lối đi cho khách tới sau hạn.
• Sau mùa 14 ngày có buổi ghi sổ và sửa lịch năm sau.