II.2Phiếu khám nhà: báo cáo hiện trạng và lộ trình theo vấn đề

Học xong bài này bạn sẽ

• Đóng gói được một dịch vụ khám nhà có phí: phạm vi, thời hạn giao, giá vốn theo giờ công và giá bán có lãi.
• Viết được báo cáo theo mẫu 8 cột, xếp mức đỏ / vàng / xanh theo tiêu chí ghi sẵn, và biết mục nào phải chuyển cho kỹ sư kết cấu.
• Kết thúc báo cáo bằng 3 lộ trình có khoảng chi phí và một câu chốt dẫn sang hợp đồng cải tạo.

Tình huống mở đầu

(Nhân vật và số liệu giả lập.)

Chị Ngân điều hành Nhà thầu Hoàn Thiện An Khang, 6 thợ, chuyên cải tạo nhà phố. Anh Bình gọi: "Trần tầng hai nhà anh thấm, em qua coi giùm." Chị qua, leo sân thượng, soi trần, nói miệng mười lăm phút về bốn chỗ có vấn đề, rồi báo giá chống thấm sân thượng 28 triệu.

Anh Bình ghi hết vào điện thoại. Tuần sau anh gọi một thợ lẻ làm 15 triệu. Mùa mưa năm đó trần vẫn thấm, vì nước đi từ chỗ khác.

Chị Ngân đếm lại: quý vừa rồi chị đi xem nhà miễn phí 22 lượt, mỗi lượt khoảng 3 giờ, ký được 4 việc vá lẻ. Tính theo giờ công 160.000 đ, 22 lượt tốn 10,56 triệu.

Chị đang cho không thứ đáng tiền nhất của mình là phần chẩn đoán, và cho bằng miệng nên khách không giữ lại được gì ngoài một con số để đem đi so.

Nguyên lý

Chủ nhà cũ không biết mình cần mua gì. Người nhận căn hộ mới biết mình cần nội thất. Người ở nhà 20 năm chỉ thấy triệu chứng: ố trần, nứt tường, nhảy aptomat, phòng bí. Họ chưa mua vì sợ ba thứ: sửa sai chỗ, bị vẽ thêm việc, và đục ra rồi không dừng được. Một báo cáo viết rõ gỡ được cả ba.

Chẩn đoán tách khỏi báo giá thì mới đáng tin. Thợ xem miễn phí chỉ có tiền khi khách thuê làm, nên lời khuyên nào cũng bị nghi. Khi khách trả tiền riêng cho việc khám, bạn nói được cả câu "chỗ này chưa cần làm". Chính những dòng xanh làm cho dòng đỏ có trọng lượng.

Tờ giấy ở lại sau khi bạn về. Lời nói miệng bay mất, hoặc bị nhớ sai. Báo cáo có ảnh, có mức độ, có thứ tự thì được chuyển cho vợ, chồng, ba mẹ, tức là những người cùng quyết định mà bạn không gặp.

Lộ trình biến một nỗi lo lớn thành quyết định vừa túi tiền. "Sửa hết khoảng 500 triệu" làm khách đóng cửa. "Tháng này làm ba việc gấp, khoảng 50 triệu, phần còn lại xếp theo năm" thì khách quyết được.

Bài II.1 nói về buổi khảo sát 0 đồng, một bậc thang miễn phí có giới hạn suất. Phiếu khám nhà khác hẳn: đây là sản phẩm bán có lãi, khách mua đứt và cầm đi đâu cũng dùng được.

Làm từng bước

Bước 1. Đóng gói dịch vụ: gồm gì, không gồm gì

Ví dụ gói của An Khang:

• Một buổi khám tại nhà 3 giờ, hai người, theo danh mục 6 nhóm: thấm, nứt, điện, cấp thoát nước, thông gió – ánh sáng, cửa và hoàn thiện.
• Báo cáo PDF gửi trong 3 ngày làm việc: bảng hạng mục có ảnh và 3 lộ trình.
• Một buổi đọc báo cáo 45 phút, có mặt người quyết định chi tiền.

Không gồm: kết luận về kết cấu, đục phá để kiểm tra, bản vẽ, báo giá chi tiết từng hạng mục. Trong buổi khám không tháo, không sửa gì.

Tin nhắn mẫu khi khách xin "qua coi giùm":

"Bên em có dịch vụ khám nhà, phí 3,2 triệu cho nhà phố đến 4 tầng. Em và một thợ chính tới khám 3 giờ, sau 3 ngày làm việc anh nhận báo cáo có ảnh từng chỗ, xếp mức gấp hay chưa gấp, kèm 3 phương án làm với khoảng chi phí. Báo cáo là của anh, anh thuê ai làm cũng dùng được. Tuần này em còn lịch sáng thứ Năm và thứ Bảy."

Bước 2. Tính giá vốn, đặt giá có lãi

Cộng giờ khám, giờ đi lại, giờ viết báo cáo và giờ đọc báo cáo, nhân chi phí giờ, rồi cộng xăng xe, in ấn, hao mòn dụng cụ (máy đo ẩm, bút thử điện, thước laser). Giá bán đặt cao hơn giá vốn.

Giờ viết báo cáo là chỗ dễ phình nhất. Bấm giờ thật ở 3 phiếu đầu rồi mới chốt giá.

Bước 3. Khám theo danh mục, chụp ảnh có đánh số

Đi một chiều cố định, từ mái xuống trệt, từ ngoài vào trong. Mỗi phát hiện chụp hai tấm: một tấm xa để biết vị trí, một tấm gần có thước hoặc bút làm tỉ lệ. Đánh số ảnh ngay tại chỗ.

Hỏi chủ nhà ba câu mà mắt không thấy được: thấm xuất hiện lúc mưa hay cả lúc nắng, vết nứt có dài thêm không, nhà đã sửa những gì và năm nào.

Bước 4. Viết báo cáo theo mẫu 8 cột

Tiêu chí xếp mức, in luôn trên trang đầu:

• Đỏ: đụng tới an toàn, hoặc đang hư thêm từng tháng. Nên làm trong 30 ngày.
• Vàng: chưa nguy hiểm, để lâu thì tốn hơn. Nên làm trong 12 tháng.
• Xanh: dùng bình thường, chỉ cần theo dõi hoặc là chuyện thẩm mỹ.
• Cần kỹ sư kết cấu: không tô màu.

Hai quy tắc khi viết. Một, cột nguyên nhân luôn ghi "có thể", và mục nào chưa chắc thì phải có cách kiểm chứng trước khi báo giá. Hai, báo cáo phải có mục xanh. Căn nhà nào cũng có chỗ còn tốt, ghi ra để khách thấy bạn không vẽ việc.

Bước 5. Giữ ranh giới kết cấu

Nứt xiên ở dầm, cột, đầu tường chịu lực; sàn võng; cửa tự xệ dần; nhà nghiêng. Gặp những dấu hiệu này, nhà thầu hoàn thiện chỉ mô tả, chụp ảnh, đo bề rộng vết nứt và ghi: "Cần kỹ sư kết cấu đánh giá trước khi làm bất cứ việc gì tại khu vực này." Không viết "nứt này không sao", cũng không viết "nhà sắp sập".

Nói trước điều này từ lúc khách đăng ký, và nói rõ phí kỹ sư là khoản riêng, khách trả thẳng cho kỹ sư.

Bước 6. Ba lộ trình và câu chốt

Trang cuối báo cáo gom các mục thành ba cách làm:

Mỗi lộ trình ghi một khoảng chi phí và thời gian, kèm câu: "Đây là khoảng ước lượng từ buổi khám. Con số chốt chỉ có sau khi đo khối lượng và làm xong các bước kiểm chứng."

Câu chốt cuối buổi đọc báo cáo:

"Nhà mình có 4 mục đỏ. Riêng mục trần thấm em cần ngâm thử nước 24 giờ mới dám nói chắc nguyên nhân. Nếu anh chị chọn lộ trình làm gấp, em gửi báo giá chi tiết trong 5 ngày, đội em vào được từ ngày 12 tháng sau. Còn nếu anh chị thuê nơi khác thì cứ đưa họ báo cáo này, và nhớ yêu cầu họ thử nước trước khi làm. Anh chị muốn em lên báo giá cho lộ trình nào?"

Lịch thực hiện một phiếu khám:

Ví dụ: Nhà thầu Hoàn Thiện An Khang (giả lập)

Toàn bộ tên và số liệu dưới đây là giả lập để minh họa cách tính. Chi phí giờ công bình quân 160.000 đ/giờ, lãi gộp mảng thi công khoảng 25%.

Tính trước khi bán:

Chị Ngân đặt trần 6 phiếu mỗi tháng để không lấy mất giờ của công trình đang làm.

Kết quả sau 3 tháng:

Quý trước, 22 lượt xem miễn phí tốn 10,56 triệu giờ công và mang về 4 việc vá lẻ. Quý này khâu chẩn đoán tự nuôi được mình, dù lãi mỏng.

Những điều không như ý:

• Viết báo cáo mất 8 giờ chứ không phải 5. Lãi mỗi phiếu chỉ còn 320 nghìn, bằng 40% kế hoạch. Chị Ngân phải làm mẫu câu sẵn cho 30 lỗi hay gặp để kéo về 5–6 giờ.
• Hai căn có dấu hiệu kết cấu. Một chủ nhà bực: "Tôi trả tiền khám rồi mà chưa có kết luận, giờ lại trả thêm 3,5 triệu cho kỹ sư?" Lỗi ở An Khang: ranh giới này chỉ nói miệng. Từ tháng thứ hai nó được in trên phiếu xác nhận.
• Một báo cáo ghi trần thấm "do ống thoát sàn vệ sinh tầng 3" mà không có bước kiểm chứng. Làm xong vẫn thấm, nước đi từ khe giáp tường nhà bên. An Khang làm lại và chịu 6 triệu.
• Bốn khách cầm báo cáo thuê thợ khác làm phần đỏ. Phiếu khám vẫn có lãi nên không lỗ, nhưng cũng không có thêm gì.

Sai lầm hay gặp

• Báo cáo toàn màu đỏ → khách thấy bị dọa, nghi cả những mục đỏ thật → xếp mức theo tiêu chí in sẵn, luôn có mục xanh.
• Viết nguyên nhân như đã chắc → sửa xong vẫn hư, phải làm lại bằng tiền của mình → ghi "có thể", kèm cách kiểm chứng.
• Kết luận thay kỹ sư kết cấu → rủi ro an toàn cho chủ nhà và trách nhiệm cho bạn → chỉ mô tả, đo, chụp, rồi chuyển.
• Sửa luôn một việc nhỏ trong buổi khám → buổi khám trượt thành buổi làm không công, báo cáo trễ → ghi lại, đưa vào lộ trình.
• Chỉ đưa một con số tổng → khách choáng rồi im → luôn có ba lộ trình, mỗi lộ trình một khoảng chi phí.

Bài tập thực hành

Thời gian: 30–45 phút. Làm trên chính đơn vị của bạn.

Phần A – Giá một phiếu khám (10 phút)

Phần B – Viết thử 3 dòng báo cáo (20 phút)

Lấy một căn bạn vừa đi xem. Viết ba hạng mục, mỗi mức một dòng:

Phần C – Lộ trình và câu chốt (10 phút)

Ghi khoảng chi phí cho ba lộ trình của căn đó, rồi viết câu chốt không quá 70 chữ. Rà lại: có chữ nào kết luận về kết cấu không? Có thì đổi thành "cần kỹ sư kết cấu đánh giá".

Tự kiểm tra

Câu 1. Khách nhắn: "Qua coi giùm chị cái tường nứt, coi thôi mà cũng tính tiền hả em?" Trả lời nào hợp lý nhất?
A. Qua xem miễn phí cho được việc.
B. Nói rõ phiếu khám gồm gì, khách nhận báo cáo dùng được với bất kỳ thợ nào, phí bao nhiêu.
C. Giảm còn một nửa phí cho khách vui.
D. Bảo khách chụp hình gửi rồi báo giá sửa luôn.

Câu 2. Một phiếu khám tốn 15 giờ công (160.000 đ/giờ) và 200.000 đ chi phí khác, bán 3 triệu. Lãi một phiếu là?
A. 200.000 đ
B. 400.000 đ
C. 600.000 đ
D. 800.000 đ

Câu 3. Bạn thấy vết nứt xiên ở đầu dầm tầng 2. Ghi gì vào báo cáo?
A. "Nứt co ngót, không ảnh hưởng."
B. Bỏ qua, vì không thuộc việc hoàn thiện.
C. "Nguy hiểm, cần gia cố ngay", kèm báo giá gia cố.
D. Mô tả, ảnh, bề rộng vết nứt, và "cần kỹ sư kết cấu đánh giá trước khi làm việc gì tại đây".

Câu 4. Trần ố vàng, bạn chưa chắc nước từ đâu. Cách ghi đúng?
A. Ghi nguyên nhân bạn thấy hợp lý nhất, cho báo cáo gọn.
B. Ghi hai khả năng, kèm bước thử nước trước khi báo giá.
C. Để trống cột nguyên nhân.
D. Xếp mức xanh cho an toàn.

Câu 5. Cuối buổi đọc báo cáo, khách nói ngân sách chỉ có 60 triệu, trong khi làm trọn khoảng 450 triệu. Nên làm gì?
A. Thuyết phục khách vay để làm trọn.
B. Giảm giá lộ trình làm trọn.
C. Chỉ vào lộ trình làm gấp, hẹn ngày gửi báo giá chi tiết.
D. Hẹn khi nào khách đủ tiền thì liên hệ lại.

Xem đáp án

1. B. Khách chưa hiểu mình mua gì. Nói rõ sản phẩm và việc họ dùng nó được ở đâu.
2. B. 15 × 160.000 + 200.000 = 2.600.000 đ; 3.000.000 − 2.600.000 = 400.000 đ.
3. D. A và C đều là kết luận thay kỹ sư. B là bỏ sót điều chủ nhà cần biết nhất.
4. B. Nguyên nhân chưa chắc thì phải có bước kiểm chứng. Vụ làm lại 6 triệu của An Khang đến từ cách A.
5. C. Lộ trình sinh ra để khách có việc quyết được trong tầm tiền của họ.

Checklist 1 trang

• Phiếu xác nhận ghi rõ gồm gì, không gồm gì, thời hạn giao báo cáo.
• Ranh giới kết cấu và phí kỹ sư riêng đã in trên phiếu, không chỉ nói miệng.
• Đã tính giá vốn bằng giờ công thật, giá bán có lãi.
• Có trần số phiếu mỗi tháng.
• Mỗi phát hiện có hai ảnh đánh số.
• Tiêu chí đỏ / vàng / xanh in ở trang đầu báo cáo.
• Cột nguyên nhân ghi "có thể"; mục chưa chắc có cách kiểm chứng.
• Báo cáo có mục xanh.
• Trang cuối có 3 lộ trình, mỗi lộ trình một khoảng chi phí và thời gian.
• Buổi đọc báo cáo kết thúc bằng câu chốt, và có lịch nhắc ngày 7 / ngày 30.