06. SOP, RACI và rủi ro

• SOP giúp thực hiện công việc có trình tự
• RACI làm rõ vai trò theo đầu việc
• Sổ rủi ro hỗ trợ hành động trước sự cố
• Kết nối quy trình với bằng chứng và chuyển cấp

Câu hỏi mở: giao việc cho nhiều người nhưng không ai chốt đầu ra sẽ gây điều gì?

Ghi nhớ: Quy trình hữu ích khi người thực hiện biết bước tiếp theo.

• Viết SOP ngắn có đầu vào và đầu ra
• Phân vai cho từng bước, tránh bỏ sót người quyết định
• Giao việc có thời hạn và tiêu chí hoàn thành
• Nhận diện rủi ro và lập hành động theo dõi

Đầu ra: một SOP, ma trận RACI và sổ 3 rủi ro giả lập.

Ghi nhớ: Không dùng biểu mẫu thay cho việc xác định trách nhiệm.

• Chọn vấn đề lặp có ảnh hưởng rõ
• Thu thập ví dụ và nguyên nhân có bằng chứng
• Xác định bước kiểm soát có thể lặp lại
• Thử quy trình nhỏ trước khi áp dụng rộng

Ví dụ: hồ sơ bị trả lại vì thiếu revision → bổ sung bước kiểm phiên bản trước trình.

Ghi nhớ: Chuẩn hóa nguyên nhân và cách kiểm soát, không chỉ sao chép biểu mẫu.

• Ghi mục đích, phạm vi và người sử dụng
• Nêu đầu vào, bước thực hiện và người phụ trách
• Xác định đầu ra và điều kiện hoàn thành
• Thêm ngoại lệ, chuyển cấp và phiên bản

Ví dụ: SOP trình hồ sơ cần biết ai nhận phản hồi và ai cập nhật trạng thái.

Ghi nhớ: SOP nên đủ rõ để người mới thực hiện mà không đoán.

• Đầu vào xác định điều kiện bắt đầu
• Đầu ra là kết quả có thể kiểm chứng
• Điểm kiểm phát hiện sai trước khi chuyển bước
• Bằng chứng lưu lại quyết định và kết quả

Ví dụ: đầu ra kiểm hồ sơ là danh sách sai lệch và trạng thái, không chỉ câu đã xem.

Ghi nhớ: Mỗi bước phải tạo hoặc xác nhận một đầu ra hữu ích.

• Dùng bước thao tác và nút quyết định rõ
• Ghi điều kiện ở mỗi nhánh rẽ
• Cho đường xử lý khi đầu vào thiếu hoặc kết quả không đạt
• Xác định điểm kết thúc và trường hợp chuyển cấp

Ví dụ: hồ sơ thiếu → bổ sung → kiểm lại; hồ sơ đủ → trình theo quy trình.

Ghi nhớ: Ngoại lệ phải có đường xử lý, không biến thành ngõ cụt.

• R là người thực hiện đầu việc
• A là người chịu trách nhiệm cuối cùng theo mô hình phân công
• C là bên cần tham vấn; I là bên được thông tin
• Thống nhất vai và thẩm quyền theo tổ chức dự án

Ví dụ giả lập: một dòng công việc có R rõ và một A được thống nhất; C/I không thay vai thực hiện.

Ghi nhớ: RACI là công cụ phân công, không tự tạo quyền phê duyệt hợp đồng.

• Phân biệt người kiểm tra và người có quyền quyết định
• Căn cứ thẩm quyền vào hợp đồng và quy trình áp dụng
• Ghi trường hợp vượt phạm vi cần chuyển cấp
• Theo dõi yêu cầu quyết định và thời điểm phản hồi

Ví dụ: Site Manager điều phối đánh giá, nhưng không tự nhận quyền phê duyệt mọi thay đổi.

Ghi nhớ: Không suy ra thẩm quyền từ chức danh chung.

• Giao một đầu ra cụ thể có tiêu chí chấp nhận
• Chỉ rõ người chủ trì và bên phối hợp
• Nêu thời hạn và điểm kiểm tiến độ
• Xác định bằng chứng hoàn thành và cách báo vướng

Ví dụ: trước 16h nộp bảng 5 mã vật tư có hồ sơ và trạng thái, thay vì nhắc kiểm vật tư chung chung.

Ghi nhớ: Đã giao việc chưa phải đã xác nhận người nhận hiểu đầu ra.

• Rủi ro là sự kiện chưa chắc xảy ra có thể ảnh hưởng mục tiêu
• Sự cố là vấn đề đã xảy ra cần xử lý
• Theo dõi dấu hiệu cảnh báo để hành động sớm
• Chuyển trạng thái và trách nhiệm khi rủi ro thành sự cố

Ví dụ giả lập: có thể giao trễ là rủi ro; đã trễ 2 ngày là sự cố.

Ghi nhớ: Phân biệt trạng thái giúp chọn đúng hành động.

• Mô tả nguyên nhân – sự kiện – hậu quả
• Đánh giá khả năng và ảnh hưởng theo thang thống nhất
• Ghi bằng chứng và giả định của đánh giá
• Ưu tiên xem xét theo mục tiêu dự án

Ví dụ: thời gian cung ứng chưa xác nhận có thể làm trễ vật tư, ảnh hưởng mốc thi công.

Ghi nhớ: Ma trận rủi ro hỗ trợ thảo luận, không thay bằng chứng.

• Chọn biện pháp giảm khả năng hoặc hậu quả
• Giao người theo dõi và hạn thực hiện
• Xác định dấu hiệu kích hoạt phương án dự phòng
• Đánh giá lại phần rủi ro còn lại sau hành động

Ví dụ: chốt ngày giao, theo dõi sản xuất và chuẩn bị khu vực thi công thay thế.

Ghi nhớ: Một rủi ro không được xử lý chỉ bằng việc đổi màu trạng thái.

• Một hồ sơ chờ phản hồi làm nghẽn công việc
• Kiểm tra đầu vào, người nhận và hạn theo quy trình dự án
• Ghi tác động và phương án thi công thay thế
• Chuyển yêu cầu quyết định khi vượt phạm vi xử lý

Đề xuất: gửi yêu cầu làm rõ đủ dữ liệu, cập nhật sổ việc và người quyết định; không tự coi im lặng là chấp thuận.

Ghi nhớ: Báo vướng cần kèm tác động và phương án.

• Chọn quy trình giả lập kiểm và trình hồ sơ
• Viết tối đa 6 bước với đầu vào, đầu ra và ngoại lệ
• Phân RACI cho từng bước
• Lập 3 rủi ro cùng hành động, chủ trì và dấu hiệu kích hoạt

Sản phẩm: SOP một trang, ma trận RACI và sổ rủi ro liên kết cùng quy trình.

Ghi nhớ: Ba sản phẩm phải thống nhất tên bước và trách nhiệm.

• SOP rõ đầu vào, đầu ra và ngoại lệ: 30%
• RACI nhất quán và phù hợp thẩm quyền: 25%
• Rủi ro, ứng phó và theo dõi: 30%
• Trình bày và quản lý phiên bản: 15%

Tự kiểm: ai làm, ai chốt, khi nào chuyển cấp và dùng bằng chứng nào để đóng việc?

Ghi nhớ: Quy trình tốt làm rõ trách nhiệm và cách xử lý khi không như kế hoạch.