05. Định mức vật tư và chi phí

• Kết nối khối lượng, vật tư và giá trị
• Theo dõi ngân sách, cam kết, thực tế và dự báo
• Phân biệt chi phí với tiền đã chi
• Thực hành bảng kiểm soát bằng dữ liệu giả lập

Câu hỏi mở: đã thanh toán ít có chứng minh chi phí thấp không?

Ghi nhớ: Dòng tiền không thay thế phép đo chi phí và nghĩa vụ.

• Đọc được mã, đơn vị và phạm vi BOQ
• Tính nhu cầu vật tư từ giả định có căn cứ
• Đối chiếu số lượng và phạm vi báo giá
• Nhận diện vượt ngân sách và thay đổi cần xử lý

Đầu ra: bảng kiểm soát có khối lượng, định mức, ngân sách, thực tế và dự báo.

Ghi nhớ: Mọi phép tính phải rõ đơn vị, phạm vi và thời điểm.

• Khối lượng đo phần công việc theo đơn vị
• Đơn giá thể hiện giá trị trên một đơn vị cùng phạm vi
• Chi phí phản ánh nguồn lực tiêu hao hoặc nghĩa vụ theo cách ghi nhận
• Dòng tiền theo dõi tiền thu và chi thực tế

Ví dụ giả lập: giá trị công việc 100 triệu, tiền đã trả 20 triệu không có nghĩa chi phí chỉ 20 triệu.

Ghi nhớ: So sánh các số chỉ khi cùng định nghĩa và thời điểm.

• Mỗi mã BOQ cần mô tả, đơn vị và phạm vi
• Liên kết mã với bản vẽ và khu vực
• Làm rõ phần bao gồm và không bao gồm
• Theo dõi khối lượng, đơn giá và phiên bản

Ví dụ: đơn giá lát sàn có hoặc chưa có vật tư phải được làm rõ trước so sánh.

Ghi nhớ: Mã công việc giúp nối khối lượng với mua sắm và thanh toán.

• Đọc kích thước và phạm vi trên hồ sơ hiệu lực
• Phân biệt khối lượng thiết kế, thực hiện và được xác nhận
• Kiểm đơn vị và tránh tính trùng vùng giao nhau
• Lưu phép tính và nguồn để người khác kiểm lại

Ví dụ giả lập: phòng 5 m × 4 m có diện tích sàn 20 m² trước các điều chỉnh phạm vi.

Ghi nhớ: Phép đo có thể truy lại quan trọng hơn một con số tổng không nguồn.

• Phân biệt định mức kỹ thuật và giả định lập kế hoạch
• Xác định cơ sở hao hụt theo sản phẩm và điều kiện
• Ghi rõ tỷ lệ áp dụng trên lượng nào
• So với thực tế và cập nhật có giải trình

Ví dụ giả lập: nhu cầu thuần 100 đơn vị, cộng 5% trên lượng thuần → dự kiến 105 đơn vị.

Ghi nhớ: 5% chỉ là giả định bài tập, không phải định mức chung.

• Nhu cầu thuần = khối lượng × mức tiêu hao trên đơn vị
• Tách lượng bổ sung theo giả định được dùng
• Trừ tồn đủ điều kiện và lượng có thể sử dụng
• Theo dõi ngày cần để tránh mua sớm hoặc muộn

Ví dụ giả lập: nhu cầu 200 đơn vị, tồn đủ điều kiện 50 → cần bổ sung 150, chưa tính dự phòng.

Ghi nhớ: Không trừ vật tư đang chờ kiểm tra như lượng dùng được.

• Cân đối nhập, xuất và tồn theo cùng kỳ
• Tách vật tư ở kho và ở tổ đội chưa lắp
• Ghi vật tư bị loại, hư hỏng và hoàn trả riêng
• Điều tra phần chênh lệch trước kết luận thất thoát

Ví dụ giả lập: nhập 1000 m²; lắp 850; tồn kho 80; tổ đội giữ 30 → chênh lệch chưa giải trình 40 m².

Ghi nhớ: Chênh lệch là yêu cầu xác minh, chưa phải kết luận hao hụt.

• Chuẩn hóa quy cách, phạm vi và số lượng
• Đối chiếu thuế, vận chuyển và điều kiện giao
• Kiểm bảo hành, thời gian và điều kiện thanh toán
• Ghi phần thiếu trước khi so giá tổng

Ví dụ: báo giá A gồm giao hàng, B chưa gồm giao hàng thì chưa thể chỉ so hai dòng đơn giá.

Ghi nhớ: So cùng phạm vi trước khi chọn mức giá phù hợp.

• Ngân sách là giới hạn hoặc mục tiêu được dùng để kiểm soát
• Cam kết là phần đã đặt hàng hoặc giao kết theo phạm vi
• Thực tế và cam kết cần tránh tính trùng
• Theo dõi phần dự kiến còn lại để thấy toàn cảnh

Ví dụ giả lập: ngân sách 100; chi phí ghi nhận 35; phần còn lại dự báo 70 → dự báo tổng 105.

Ghi nhớ: Không cộng lại một cam kết đã được chuyển vào thực tế.

• Chốt ngày dữ liệu và cách ghi nhận chi phí
• Đối chiếu thực tế với ngân sách cùng phạm vi
• Dự báo phần việc còn lại theo khối lượng và rủi ro
• Giải thích chênh lệch và hành động kiểm soát

Ví dụ giả lập: 35 đã ghi nhận + 70 còn lại = 105; vượt ngân sách 100 là 5 triệu đồng.

Ghi nhớ: Dự báo là ước lượng có căn cứ, không phải kết quả đã xảy ra.

• Đối chiếu phạm vi hợp đồng và điều kiện thanh toán
• Liên kết khối lượng đề nghị với bằng chứng thực hiện
• Theo dõi phần chấp thuận, chờ bổ sung và chưa xác nhận
• Tách giá trị đề nghị, xác nhận và tiền đã thanh toán

Ví dụ: đã gửi hồ sơ đề nghị không đồng nghĩa đã được chấp thuận hoặc đã nhận tiền.

Ghi nhớ: Trạng thái hồ sơ và trạng thái dòng tiền cần hai cột riêng.

• Ghi thay đổi cùng nguồn yêu cầu và phiên bản
• Đánh giá ảnh hưởng khối lượng, giá và thời gian
• Phân biệt đề xuất với chấp thuận thương mại
• Lưu bằng chứng và theo dõi quyết định theo thẩm quyền

Ví dụ: bản vẽ thay đổi chưa tự chứng minh phần giá trị tăng đã được duyệt.

Ghi nhớ: Thực hiện thay đổi và xác nhận giá trị cần theo đúng quy trình áp dụng.

• Ngân sách giả lập 100 triệu đồng
• Chi phí đã ghi nhận 35, phần còn lại dự báo 70
• Tiền đã trả 20 được theo dõi riêng
• Phân tích chênh lệch 5 và đề xuất hành động

Yêu cầu: xác minh phạm vi 70, tránh tính trùng, đánh giá phương án trước khi cam kết thêm.

Ghi nhớ: Chi phí dự báo 105 khác tiền đã trả 20.

• Lập ít nhất 5 mã công việc giả lập
• Ghi đơn vị, khối lượng, giả định và ngân sách
• Theo dõi thực tế, dự báo còn lại và sai lệch
• Thêm kiểm tra cân đối và hành động cho mã vượt

Sản phẩm: bảng chi phí, bảng nhu cầu vật tư và 3 ghi chú giải thích chênh lệch.

Ghi nhớ: Giữ ô thiếu dữ liệu ở trạng thái chờ, không thay bằng số 0.

• Phạm vi, đơn vị và nguồn khối lượng: 25%
• Công thức và cân đối vật tư: 25%
• Chi phí, dự báo và tránh tính trùng: 30%
• Giải thích sai lệch và hành động: 20%

Tự kiểm: vì sao 40 m² chưa giải trình chưa thể gọi là thất thoát? Vì sao tiền đã trả khác chi phí?

Ghi nhớ: Kiểm soát chi phí bắt đầu từ định nghĩa dữ liệu đúng.