03. Vật tư và hồ sơ đầu vào

• Quản lý vật tư từ nhu cầu đến sử dụng
• Kết nối hồ sơ, chất lượng, số lượng và tiến độ
• Theo dõi trạng thái theo từng mã và lô
• Học bằng tình huống, sổ theo dõi và bài thực hành

Câu hỏi mở: hàng đã đến kho có đồng nghĩa được phép lắp đặt không?

Ghi nhớ: Vật tư chỉ sẵn sàng khi đáp ứng điều kiện sử dụng của dự án.

• Lập được danh mục và kế hoạch cung ứng
• Đọc trạng thái hồ sơ và vật tư thực tế
• Truy xuất được lô hàng tới vị trí sử dụng
• Phát hiện ràng buộc và đề xuất xử lý

Đầu ra cuối bài: sổ vật tư có mã, nhu cầu, giao nhận, hồ sơ, trạng thái và hành động.

Ghi nhớ: Năng lực được thể hiện qua bảng theo dõi có bằng chứng.

• Nhu cầu được xác định từ phạm vi và kế hoạch
• Hồ sơ và mẫu được xem xét trước sử dụng theo quy trình
• Giao nhận gắn với kiểm tra thực tế
• Xuất dùng gắn với trạng thái và vị trí thi công

Ví dụ: vật tư đã nhập nhưng đang chờ thử nghiệm phải được quản lý riêng, không gộp vào lượng sẵn sàng.

Ghi nhớ: Theo dõi cả dòng vật tư và dòng hồ sơ.

• Mỗi mã vật tư có quy cách, đơn vị và phạm vi dùng
• Liên kết nhu cầu với khu vực và thời điểm thi công
• Tính thời gian cung ứng, xem xét hồ sơ và kiểm tra
• Theo dõi ngày cần, ngày dự kiến và trách nhiệm

Ví dụ giả lập: cần vật tư ngày 20, cung ứng 5 ngày và kiểm tra 2 ngày → chuẩn bị trước theo lịch thực tế.

Ghi nhớ: Lập kế hoạch ngược từ ngày cần sử dụng, kiểm tra lịch và phần việc song song.

• Kiểm tra danh mục hồ sơ dự án yêu cầu
• Đối chiếu tên sản phẩm, hãng, quy cách và tài liệu kỹ thuật
• Ghi mã trình, phiên bản và trạng thái phản hồi
• Giữ liên kết giữa hồ sơ, mẫu và vật tư thực tế

Ví dụ: tài liệu của cùng hãng nhưng khác mã sản phẩm chưa chứng minh đáp ứng yêu cầu.

Ghi nhớ: CO/CQ là một phần hồ sơ khi được yêu cầu, không thay toàn bộ kiểm tra phù hợp.

• So từng tiêu chí với hồ sơ yêu cầu hiệu lực
• Ghi thông số đề xuất và nguồn chứng minh
• Phân biệt đáp ứng, không đáp ứng và thiếu dữ liệu
• Nêu vấn đề cần làm rõ trước khi kết luận

Ví dụ: thiếu chỉ tiêu kỹ thuật → ghi Chờ bổ sung, không tự điền giá trị tương đương.

Ghi nhớ: Không suy ra tương đương chỉ từ hình thức giống nhau.

• Mẫu phải liên kết với mã sản phẩm và hồ sơ
• Ghi mã mẫu, ngày, phiên bản và phạm vi sử dụng
• Lưu dấu vết phản hồi và người có thẩm quyền
• Đối chiếu hàng giao với mẫu hiệu lực

Ví dụ: mẫu mới đang chờ xem xét không tự thay thế mẫu đã được chấp thuận trước đó.

Ghi nhớ: Phiên bản mới không tự động là phiên bản hiệu lực.

• Đối chiếu đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng
• Kiểm số lượng, quy cách, nhãn và tình trạng
• Ghi nhận lô, ngày nhận, ảnh và sai lệch
• Phân loại khu vực chờ kiểm tra hoặc đủ điều kiện

Ví dụ giả lập: chứng từ 100 kiện, nhận thực tế 98 kiện, 2 kiện hỏng → ghi riêng thiếu và hỏng.

Ghi nhớ: Ký giao nhận không mặc nhiên thay chấp thuận chất lượng.

• Gắn mã lô trên phiếu giao, mẫu và kết quả kiểm tra
• Theo dõi vị trí lưu kho và lần xuất dùng
• Liên kết lượng xuất với khu vực lắp đặt
• Lưu bằng chứng để truy ngược khi có vấn đề

Ví dụ: lô L01 xuất 30 đơn vị cho tầng 2 phải có chứng từ và vị trí ghi nhận.

Ghi nhớ: Không ghép kết quả kiểm tra của lô khác khi chưa có căn cứ áp dụng.

• Xác định yêu cầu lấy mẫu và kiểm tra theo hồ sơ dự án
• Ghi mã mẫu, lô, ngày và bên chứng kiến nếu cần
• Đối chiếu kết quả với tiêu chí áp dụng
• Chỉ chuyển trạng thái khi có đủ căn cứ

Ví dụ: chưa có kết quả thử cần thiết → giữ trạng thái chờ, không ghi đạt để kịp tiến độ.

Ghi nhớ: Không tự đặt tiêu chuẩn hoặc kết quả thử nghiệm.

• Bảo quản theo yêu cầu sản phẩm và điều kiện công trường
• Tách vật tư đạt, chờ kiểm tra và không phù hợp
• Ghi đủ nhập, xuất, hoàn trả và điều chỉnh có căn cứ
• Đối chiếu tồn sổ với kiểm đếm thực tế

Ví dụ giả lập: đầu kỳ 50 + nhập 20 − xuất 15 = tồn sổ 55 đơn vị.

Ghi nhớ: Chênh lệch kiểm đếm phải được giải trình và lưu dấu vết.

• Cách ly và nhận diện phần không phù hợp
• Ghi loại sai lệch, số lượng và ảnh chứng minh
• Đề xuất trả, thay hoặc xử lý theo thẩm quyền
• Theo dõi hạn xử lý và ảnh hưởng kế hoạch

Ví dụ: vật tư ẩm hỏng không được trộn với lô đủ điều kiện sử dụng.

Ghi nhớ: Không tự ý sử dụng hoặc xóa dấu vết vật tư có vấn đề.

• Ghi rõ nguyên nhân và phạm vi đề xuất thay thế
• So kỹ thuật, chất lượng, thẩm mỹ và bảo hành
• Đánh giá tác động tiến độ và thương mại
• Chỉ sử dụng sau chấp thuận theo quy trình dự án

Ví dụ giả lập: loại B có sẵn nhưng thiếu thông số → yêu cầu bổ sung, chưa kết luận tương đương loại A.

Ghi nhớ: Giải quyết tiến độ phải đi cùng điều kiện kỹ thuật và thẩm quyền.

• Dữ liệu giả lập: ngày mai cần 500 m²
• 300 m² đủ điều kiện; 100 m² chờ kiểm tra; 100 m² chưa giao
• Xác định khu vực có thể triển khai bằng lượng đủ điều kiện
• Theo dõi hồ sơ, giao hàng và phương án chuyển việc

Đề xuất: bố trí phần việc phù hợp 300 m², xử lý hai nhóm còn lại; không coi đủ 500 m² sẵn sàng.

Ghi nhớ: Phân biệt lượng có mặt và lượng đủ điều kiện sử dụng.

• Lập 5 dòng vật tư giả lập với mã và nhu cầu
• Điền ngày cần, giao nhận, hồ sơ và trạng thái
• Gắn mỗi vấn đề với bằng chứng, chủ trì và thời hạn
• Kiểm tra cân đối số lượng và liên kết tới kế hoạch

Sản phẩm: sổ vật tư, danh sách thiếu hồ sơ và 3 cảnh báo cung ứng có hành động.

Ghi nhớ: Không điền Đã duyệt hoặc Đạt khi dữ liệu mẫu chưa có bằng chứng.

• Mã vật tư và truy xuất: 30%
• Đối chiếu hồ sơ và trạng thái: 30%
• Kế hoạch cung ứng và hành động: 25%
• Tính rõ ràng và bằng chứng: 15%

Tự kiểm: một lô chờ thử nghiệm có được tính vào lượng sẵn sàng không? Nêu điều kiện còn thiếu.

Ghi nhớ: Từ vật tư thực tế tới hồ sơ và kế hoạch phải truy xuất được.